Già prevista dall’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, la mediazione telematica è una modalità di svolgimento delle procedure di mediazione, alternativa a quella che, di regola, prevede la compresenza delle parti e dei rispettivi difensori dinanzi al mediatore. Ciascun organismo di mediazione, dotatosi di un apposito regolamento interno che ne disciplini lo svolgimento, è libero di offrire anche tale opzione[1].
Al fine di contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19, anche gli organismi di mediazione si sono dovuti adeguare alle norme di distanziamento che hanno incentivato, come in tanti altri settori, l’impiego di strumenti digitali per lo svolgimento di attività che, normalmente, richiedevano una presenza fisica nello stesso luogo.
Sul tema, il Decreto-Legge 17 marzo 2020, n. 18 – meglio noto come Decreto Cura Italia[2] – ha introdotto interessanti novità. L’art. 83, rubricato “Nuove misure urgenti per contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenerne gli effetti in materia di giustizia civile, penale, tributaria e militare”, ai commi 20 bis e 20 ter ha fornito indicazioni concernenti la sottoscrizione del verbale e della procura alle liti al fine di incentivare il più possibile lo svolgimento delle mediazioni (obbligatorie e volontarie) in forma telematica, ossia in videoconferenza, non solo per il periodo dal 9 marzo al 30 giugno 2020, ma anche successivamente.
Di seguito il testo dei commi su menzionati:
Comma 20-bis – Nel periodo dal 9 marzo al 30 giugno 2020, gli incontri di mediazione in ogni caso possono svolgersi in via telematica con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento. Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza. In caso di procedura telematica l’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutività dell’accordo prevista dall’articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.
Comma 20-ter – Fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione del contagio da COVID-19, nei procedimenti civili la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche su un documento analogico trasmesso al difensore, anche in copia informatica per immagine, unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità, anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica. In tal caso, l’avvocato certifica l’autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura. La procura si considera apposta in calce, ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, se è congiunta all’atto cui si riferisce mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia.
La portata innovativa di questi due commi si rinviene sotto tre diversi aspetti.
Il primo, nella possibilità per gli avvocati, utilizzando la propria firma digitale, di dichiarare autografa la sottoscrizione del verbale di mediazione da parte del rispettivo cliente collegato da remoto.
Il secondo, per il cliente, il quale, semplicemente da casa e senza incontrare di persona l’avvocato, può sottoscrivere a mano la procura alle liti, fotografarla o scansionarla e inviarla attraverso qualsiasi mezzo, insieme alla foto o scansione di un documento d’identità in corso di validità, al proprio avvocato che certifica, tramite firma digitale, l’autografia della procura.
Il terzo aspetto che merita particolare attenzione, infine, consiste nel fatto che le suddette operazioni sono consentite dalla possibilità di ricorrere a qualsiasi sistema di videoconferenza e di comunicazione elettronica.
Il legislatore, infatti, mediante l’impiego di un lessico di così ampia portata e indefinitezza – prevedendo che gli incontri di mediazione “potranno svolgersi in via telematica […] mediante sistemi di videoconferenza” e che la procura alle liti possa essere “trasmesso […] anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica.” – sembra proprio aver inteso autorizzare l’impiego di qualsiasi dispositivo o piattaforma digitale, attualmente disponibile, al fine di realizzare quanto prescritto.
Questo si traduce, per le parti, i rispettivi avvocati e l’organismo di mediazione, nella concreta possibilità di scegliere finanche i ben noti social network per il trasferimento di file e la realizzazione di videoconferenze con due o più utenti contemporaneamente.
È sotto questo profilo che sorgono, inevitabilmente, alcune perplessità in merito all’idoneità delle numerose piattaforme digitali a garantire il livello di tutela dei dati personali richiesto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (il Regolamento UE n. 2016/679) in relazione alle attività svolte all’interno di un organismo di mediazione, in particolare se tra questi dispositivi includiamo i social network.
Si consideri che attraverso questi strumenti digitali avvengono non solo videoconferenze, ma anche il trasferimento di documenti delicatissimi quali quelli costituenti i rispettivi fascicoli di parte, la procura alle liti, documenti di identità e il verbale di conciliazione, solo per citarne alcuni.
Il legislatore del Decreto Cura Italia sembra non aver tenuto a debita considerazione tali sensibili aspetti, forse dando per scontato che i singoli organismi di mediazione siano già avvezzi ad operare secondo i canoni dell’accountability e, per questo motivo, perfettamente in grado di effettuare autonomamente le migliori scelte in modo da risultare conformi al GDPR.
Si auspica, pertanto, che ciascun organismo di mediazione sia particolarmente attento alla scelta degli strumenti di cui si servirà, ora e in futuro, per lo svolgimento delle mediazioni telematiche, optando per quelli che siano in grado di garantire i principi della privacy by design e by default e preferendo piattaforme appositamente progettate per questa tipologia di attività in luogo di quelle generiche che offrono anche altri servizi del tutto estranei alle procedure di mediazione.
[1] Art. 3, comma 4, decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28 – La mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo.
[2] Decreto-legge 17 marzo 2020, n.18, recante misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19, convertito con modificazioni dalla L. 24 aprile 2020, n. 27.
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