In attesa della pubblicazione definitiva delle regole tecniche sulla conservazione sostitutiva, con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 21 marzo 2013, pubblicato nella GU Serie Generale n.131 del 6 giugno 2013, sono stati individuati i “documenti analogici unici” per i quali sussiste l’obbligo della loro conservazione in formato analogico.
Il provvedimento in commento chiarisce la portata di alcune norme in tema di conservazione sostitutiva, contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82), in particolare nell’art. 22, comma 5.
Com’è noto, la procedura di trasformazione dei documenti analogici in formato digitale, deve necessariamente rispettare precise norme atte a garantire la conformità del documento digitale a quello cartaceo da cui è tratto, ai fini di una corretta conservazione sostitutiva.

Il DPCM individua due categorie di documenti:

– i documenti per i quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi apposta e firmata digitalmente;

– i documenti analogici originali unici per i quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo. Pertanto, tali documenti non sono sottoponibili alla procedura di conservazione sostitutiva.

Infine, è possibile individuare una terza tipologia di documenti i quali, restando esclusi dall’ambito di operatività del provvedimento, possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva senza la necessaria dichiarazione di conformità all’originale da parte di un notaio o di un pubblico ufficiale autorizzato.

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Gianluca Satta
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