La pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale (Serie Generale n.8 del 12 gennaio 2015) del D.P.R. 13 novembre 2014 concernente le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, completa la fase di attuazione delle norme del Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di documento informatico e la sua conservazione. Il provvedimento entrerà in vigore l’11 febbraio 2015 e, a partire da tale data, le pubbliche amministrazioni avranno 18 mesi di tempo per adeguare i loro sistemi alla nuova disciplina.

Le regole tecniche introducono una nuova concezione di documento informatico attraverso la definizione delle modalità di formazione dello stesso, colmando un vuoto normativo lasciato dal Codice dell’amministrazione digitale. Infatti, secondo la definizione del CAD, il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; lo stesso Codice però, pur prevedendo la piena validità ed efficacia dello stesso, a condizione che siano rispettate le norme tecniche regolamentari, nulla dice sulle modalità di formazione del documento informatico.

Ai sensi dell’art. 3, sarà considerato documento informatico quello formato mediante l’uso di appositi software, l’acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, l’acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, l’acquisizione della copia informatica di un documento analogico, la registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione telematica di dati attraverso la compilazione di moduli o formulari e, infine, mediante la generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni.

Il documento informatico, quindi, non è più solo quello “nativo”, ma anche quello ottenuto dal processo di trasformazione dal formato cartaceo al formato digitale. Per questa ragione, le regole tecniche sulla conservazione, emanate con d.p.c.m. 3 dicembre 2013 (G.U del 12 marzo 2014) e in vigore dall’11 aprile 2014, già prevedevano un unico sistema di conservazione da applicarsi ai documenti informatici, formati secondo le modalità sopra descritte, superando il vecchio concetto di conservazione “sostitutiva”.

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Gianluca Satta
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